Udgangspunktet
Virksomheden håndterede booking og kundekommunikation via e-mail og regneark. Det fungerede, da de var ti kunder. Med over hundrede aktive kunder og et voksende team begyndte det at skabe problemer: bookinger der gik tabt, kunder der ikke fik svar i tide, og medarbejdere der brugte uforholdsmæssigt meget tid på koordinering frem for det egentlige arbejde.
Ønsket var enkelt: ét sted hvor kunder kan se og administrere deres aftaler, og hvor teamet har fuldt overblik — uden at det krævede manuel opdatering af regneark.
Hvad der blev bygget
En webbaseret platform med to sider: én for kunder og én for administratorer. Kunder kan logge ind, se kommende aftaler, booke nye tider og tilgå relevante dokumenter. Administratorer kan se hele kalenderen, oprette og redigere bookinger, sende påmindelser og trække rapporter.
Nøglefunktioner der kom med i første version:
- Selvbetjeningsbooking med realtids-tilgængelighed
- Automatiske bekræftelser og påmindelser via e-mail og SMS
- Kundehistorik og dokumenthåndtering
- Administrationspanel med kalender- og listevisning
- Integration til eksisterende regnskabssystem
Tilgang og forløb
Vi startede med at kortlægge det eksisterende flow i detaljer — hvad sker der fra en kunde henvender sig til en booking er bekræftet? Kortlægningen afslørede en del trin som ikke var nødvendige, og et par vigtige trin som ingen havde tænkt på at inkludere i det nye system.
Første version blev bygget med fokus på det der skabte mest friktion: den manuelle bookingproces. Kundehistorik og rapportering kom i anden version, to måneder efter launch.
Platformen kører i dag i produktion og håndterer alle bookinger uden manuel indblanding fra teamet.