Udgangspunktet
En produktionsvirksomhed drev ordrehåndtering, lagerstyring og leverandørkommunikation via et Excel-setup der var vokset organisk over syv år. Det startede som et enkelt regneark og endte som en samling af ti indbyrdes forbundne filer med makroer, formler der refererede til hinanden på tværs af faner, og en logik kun én medarbejder forstod fuldt ud.
Problemet var ikke at Excel var dårligt. Problemet var at Excel-opsætningen var blevet et kritisk system — og kritiske systemer må ikke afhænge af én person. Sygdom, ferie eller fratrædelse betød reelt stilstand i ordrehåndteringen.
Kortlægningen
Vi startede med tre ugers kortlægning inden en linje kode blev skrevet. Vi fulgte arbejdsgangen fra en ordre kom ind til den var leveret og faktureret — og dokumenterede alle trin, alle undtagelser og alle steder hvor data bevægede sig manuelt.
Kortlægningen afslørede to vigtige ting: en del af de manuelle trin var unødvendige artefakter fra gamle arbejdsgange der ikke længere eksisterede, og et par kritiske valideringstrin der kun eksisterede i nøglepersonens hoved — og som ville gå tabt ved en direkte migration.
Før
- 10 indbyrdes forbundne Excel-filer
- Kun én person forstod logikken fuldt ud
- Manuelle dataoverførsler mellem systemer
- Ingen sporbarhed på ændringer
- Fejl opdages dage eller uger for sent
- Rapportering tager halvt arbejdsdøgn
Efter
- Ét webbaseret system hele teamet bruger
- Dokumenteret logik tilgængelig for alle
- Automatiserede dataflows og statusopdateringer
- Fuld historik og audit trail
- Realtids-validering — fejl fanges med det samme
- Rapporter genereres på sekunder
Hvad der blev bygget
Et webbaseret system med brugerstyring, realtidsdata og automatiserede statusflows — integreret med virksomhedens eksisterende regnskabssystem og leverandørportaler. Systemet erstatter alle ti Excel-filer og er bygget til at hele teamet kan bruge det dagligt, uden oplæring ud over det normale onboarding-forløb.
- Ordrehåndtering med statusflow og automatiske notifikationer
- Lagerstyring med realtids-opdatering og advarsler ved lavt lager
- Leverandørkommunikation og indkøbsordrer direkte fra systemet
- Rapporteringsmodul der erstatter den manuelle månedlige rapport
- Fuld audit trail på alle ændringer
Migration uden stilstand
Den ting der bekymrer virksomheder mest ved modernisering, er nedetid: hvad sker der i den periode systemet skiftes? Svaret er en parallelperiode — begge systemer kører side om side i en aftalt periode, mens teamet vænner sig til det nye og vi sikrer at alle scenarier er dækket.
I dette projekt kørte Excel og det nye system parallelt i tre uger. Det gav tid til at identificere to edge cases som kortlægningen ikke havde fanget. Efter parallelperioden blev Excel-filerne arkiveret og det nye system tog over som eneste system.